Как проверить email на существование и валидность

Email-база постепенно меняется. Пользователи перестают пользоваться старыми ящиками, при заполнении форм появляются опечатки, а контакты, собранные несколько лет назад, могут потерять актуальность.

Если отправлять рассылку по такой базе без предварительной проверки, часть писем может не доставляться.

Поэтому перед первой крупной отправкой, после длительного перерыва или при переносе контактов из другой системы полезно проверить email-адреса на валидность.

Разберём, что означает такая проверка, когда она особенно нужна и что делать с базой после получения результатов.

Что значит проверить email на валидность

В контексте email-маркетинга валидация — это проверка адресов перед использованием их в рассылке.

Её задача — помочь определить контакты, которые могут требовать дополнительного внимания перед отправкой писем.

Например, в базе могут находиться адреса:

• с ошибками;
• введённые некорректно;
• давно не использовавшиеся;
• потерявшие актуальность;
• импортированные из старой CRM;
• накопленные за несколько лет работы.

Проверка позволяет сначала разобраться с качеством списка и только потом использовать его для массовой рассылки.

В QWERTYMAIL для этого предусмотрен отдельный валидатор email-адресов.

Зачем проверять email перед рассылкой

Представим базу из 20 000 контактов.

Она собиралась четыре года из нескольких источников:

• формы на сайте;
• CRM;
• старого интернет-магазина;
• заявок менеджерам;
• регистраций пользователей.

За это время качество отдельных контактов могло измениться.

Если просто загрузить весь список и сразу запустить кампанию, часть отправок может оказаться бесполезной.

Предварительная проверка помогает сделать базу более аккуратной перед рассылкой.

Это особенно важно, если email-маркетинг долго не использовался.

В каких случаях особенно полезна проверка email

Проверять каждую базу ежедневно обычно нет необходимости.

Но есть несколько ситуаций, когда это особенно оправдано.

Старая база клиентов

Если по контактам не делали рассылок год или несколько лет, перед возвращением к email-каналу лучше сначала оценить качество списка.

Чем дольше база не использовалась, тем больше вероятность, что часть адресов уже неактуальна.

Импорт контактов из CRM

В CRM email могут вводить:

• сами клиенты;
• менеджеры;
• сотрудники поддержки;
• операторы.

При ручном вводе неизбежно появляются ошибки.

Поэтому перед большой рассылкой импортированную базу полезно проверить отдельно.

Перенос базы из другого сервиса

При переходе между платформами часто переносятся тысячи контактов.

Это хороший момент, чтобы не просто скопировать весь накопленный список, а сначала привести его в порядок.

Длительный перерыв в рассылках

Допустим, компания отправляла письма два года назад, затем полностью прекратила email-маркетинг.

Перед первой новой кампанией старую аудиторию стоит воспринимать осторожнее, чем регулярно используемую базу.

Объединение нескольких списков

Например:

CRM + интернет-магазин + заявки с сайта + старый файл Excel.

После объединения могут появиться:

• дубли;
• разные варианты одного адреса;
• старые контакты;
• ошибочные значения.

Сначала лучше подготовить единый список, а затем запускать рассылку.

Можно ли проверить один email-адрес

Да, если нужно проверить конкретный контакт.

Например, менеджер получил адрес:

customer@example.ru

и хочет убедиться, что перед дальнейшей работой в нём нет очевидной проблемы.

Но в email-маркетинге чаще возникает другая задача:

проверить сразу несколько сотен или тысяч адресов.

Ручная проверка в таком случае становится бессмысленной.

Поэтому для больших списков используют отдельные инструменты валидации.

Как проверить базу email перед рассылкой

Процесс удобно разделить на несколько шагов.

1. Подготовьте список контактов

Сначала соберите адреса, которые действительно планируется использовать.

Необязательно проверять весь архив CRM, если рассылка будет отправлена только определённой аудитории.

Например:

в CRM 100 000 контактов

но:

в кампании участвуют 15 000.

Тогда логичнее начинать именно с этих 15 000.

2. Удалите очевидный мусор

Ещё до использования валидатора можно самостоятельно убрать значения, которые вообще не являются email.

Например:

нет почты

позвонить клиенту

—

test

неизвестно

Если данные хранятся в таблицах много лет, такие значения встречаются довольно часто.

3. Удалите дубли

Один и тот же человек может находиться:

• в CRM;
• в списке клиентов;
• в выгрузке интернет-магазина.

После объединения источников одинаковые адреса могут повторяться.

Нет смысла несколько раз проверять и затем несколько раз обрабатывать один контакт.

4. Запустите валидацию

После подготовки список можно проверить с помощью валидатора email QWERTYMAIL.

В QWERTYMAIL стоимость проверки составляет 5 ₽ за один проверяемый email-адрес.

После проверки результат нужно использовать не как автоматическое разрешение на отправку, а как дополнительный инструмент для работы с качеством базы.

5. Разберите результаты

Это один из самых важных этапов.

Смысл валидации не в том, чтобы просто получить новый файл.

Нужно определить:

• какие контакты можно оставить для дальнейшей работы;
• какие требуют внимания;
• какие данные нужно исправить;
• какие контакты имеет смысл исключить.

После этого база становится подготовленнее к запуску рассылки.

Можно ли проверить email просто отправив письмо

Технически можно увидеть ошибки уже после отправки.

Но использовать массовую рассылку как инструмент проверки базы — плохая логика.

Если заранее известно, что список старый или сомнительный по качеству, разумнее сначала разобраться с ним, а уже потом запускать кампанию.

Email-сервис предназначен прежде всего для коммуникации с получателями, а не для экспериментальной отправки по всем накопленным контактам.

Что такое невалидный email

В практическом смысле это адрес, который не стоит без дополнительной проверки автоматически использовать как обычный рабочий контакт.

Причины могут быть разными.

Например:

• ошибка при вводе;
• некорректное значение;
• давно устаревший контакт;
• проблемы в исходной базе.

Причём наличие такого адреса не всегда означает, что кто-то сделал что-то неправильно.

Если компания хранит клиентские данные несколько лет, качество базы естественным образом меняется.

Именно поэтому периодическая работа с контактами является частью нормального email-маркетинга.

Валидация и согласие на рассылку — не одно и то же

Это принципиально важный момент.

Если техническая проверка показывает, что email выглядит пригодным для дальнейшей работы, это не означает автоматического согласия владельца адреса на рекламные письма.

Валидация отвечает на задачу качества данных.

Согласие отвечает на другой вопрос:

имеете ли вы основание отправлять этому человеку рассылку?

Поэтому валидатор не превращает:

• купленную базу;
• собранные с сайтов адреса;
• случайный список контактов

в аудиторию, которой автоматически можно отправлять маркетинговые письма.

Лучший источник для email-маркетинга — собственная база людей, которые взаимодействовали с компанией и ожидают коммуникацию.

Проверка email не гарантирует попадание во «Входящие»

Ещё одно распространённое заблуждение:

«Если проверить все email, значит рассылка точно попадёт во Входящие».

Нет.

Качество базы — только один из факторов.

На результат отправки также могут влиять:

• технические настройки отправителя;
• содержание письма;
• история взаимодействия получателя с рассылками;
• жалобы;
• частота отправок;
• репутационные сигналы;
• решения конкретного почтового сервиса.

Поэтому валидацию правильнее рассматривать как один из этапов подготовки, а не как гарантию доставляемости.

Проверять всю базу или только часть

Это зависит от её состояния.

Свежая регулярно используемая база

Если контакты постоянно используются, результаты рассылок контролируются, а новые подписчики поступают из понятных источников, необходимость полной перепроверки может быть ниже.

База после долгого перерыва

Если рассылок не было несколько лет, логично проверить список перед возобновлением работы.

Смешанная база

Можно разделить контакты.

Например:

свежие подписчики последних трёх месяцев

и:

старые контакты предыдущих лет.

Старую часть можно проверить в первую очередь.

Так не обязательно одинаково относиться ко всем адресам.

Что делать после проверки базы

После валидации не стоит сразу забывать о качестве контактов до следующего года.

Полезнее выстроить постоянный процесс.

Например:

новый контакт → база → рассылка → результаты → актуализация данных.

Следите за тем:

• какие адреса дают ошибки;
• кто отписывается;
• кто давно не взаимодействует;
• откуда появляются новые контакты.

Так база поддерживается постепенно, а не очищается раз в несколько лет огромной операцией.

Как проверить базу перед первой рассылкой

Если email-маркетинг запускается впервые, можно использовать такой порядок:

1. Собрать собственную базу

↓

2. Удалить дубли и очевидно некорректные значения

↓

3. Проверить адреса

↓

4. Разобрать результаты

↓

5. Выбрать аудиторию

↓

6. Создать письмо

↓

7. Отправить тест

↓

8. Запустить рассылку

↓

9. Анализировать результаты

Для создания самого сообщения можно использовать конструктор email-писем QWERTYMAIL.

Что делать со старой базой

Старая база требует особенно аккуратного подхода.

Допустим, в компании сохранилось 30 000 адресов клиентов за последние семь лет.

Не стоит исходить из предположения:

«Раз когда-то у нас был email человека, значит можно сразу отправить ему новую рекламную кампанию».

Перед запуском нужно отдельно оценить:

• происхождение базы;
• актуальность контактов;
• основания для коммуникации;
• давность последнего взаимодействия;
• качество адресов.

Проверка email решает только часть этой задачи.

Нужно ли проверять email новых подписчиков

Если контакты поступают регулярно через нормальные формы подписки, работа с качеством данных может быть встроена непосредственно в процесс сбора базы.

Это лучше, чем несколько лет накапливать данные без контроля, а потом пытаться одномоментно очистить огромный список.

Принцип простой:

чем раньше обнаруживается проблема с контактом, тем дешевле её исправить.

Валидация перед массовой рассылкой

Чем крупнее отправка, тем важнее подготовка.

Перед кампанией по большой базе стоит проверить как минимум:

• источник контактов;
• наличие согласий;
• дубли;
• качество адресов;
• актуальность сегмента;
• настройки отправителя;
• само письмо;
• ссылки;
• тестовую отправку.

Валидация становится частью общей проверки перед запуском.

Как часто проверять email-базу

Универсального календаря нет.

Не обязательно запускать полную проверку первого числа каждого месяца.

Лучше ориентироваться на события:

• импортировали старый список;
• возвращаетесь к рассылкам после перерыва;
• объединяете базы;
• заметили ухудшение качества данных;
• планируете большую кампанию;
• получили много новых контактов из нового источника.

То есть проверка должна решать конкретную задачу, а не выполняться ради самой проверки.

Можно ли полностью автоматизировать работу с качеством базы

Часть процессов можно автоматизировать, но качество базы всё равно связано не только с технологиями.

Важно понимать:

• откуда пришёл человек;
• чего он ожидает;
• насколько давно взаимодействовал с компанией;
• какие письма ему отправляются.

Поэтому хороший email-маркетинг сочетает технические инструменты и нормальную работу с аудиторией.

Что важнее: размер базы или её качество

Для рассылок большая база сама по себе не является преимуществом.

Представим две компании.

Компания A

100 000 адресов, собранных много лет назад из разных источников.

Компания B

12 000 собственных актуальных подписчиков.

Совсем не обязательно, что компания A получит лучший результат.

Email-маркетинг работает не по принципу:

чем больше адресов, тем лучше.

Гораздо важнее качество и релевантность аудитории.

Частые вопросы

Что значит валидный email?

В контексте работы с базой это адрес, который после проверки не был отнесён к контактам, требующим исключения или дополнительного внимания. При этом результат технической проверки не является подтверждением согласия пользователя на рекламную рассылку.

Можно ли проверить старую email-базу?

Да. Именно старые базы — один из наиболее очевидных сценариев для предварительной проверки перед возобновлением рассылок.

Проверка гарантирует доставку письма?

Нет. Валидация помогает работать с качеством базы, но не гарантирует доставку каждого сообщения и тем более попадание во «Входящие».

Можно ли после проверки отправлять письма по купленной базе?

Сам факт успешной проверки адреса не даёт согласия на маркетинговую коммуникацию. Проверка качества базы и право на отправку рассылки — разные вопросы.

Сколько стоит проверить email в QWERTYMAIL?

Стоимость составляет 5 ₽ за один проверяемый email-адрес. Актуальная информация представлена на странице Валидатора email.

Как проверить email в QWERTYMAIL

Если у вас есть собственная база и перед рассылкой нужно оценить качество адресов, можно использовать валидатор email QWERTYMAIL.

Практический процесс выглядит так:

подготовить контакты → проверить адреса → разобрать результаты → подготовить аудиторию → создать письмо → запустить рассылку.

Главное — воспринимать валидацию не как магическую кнопку «сделать базу идеальной», а как один из этапов нормальной подготовки email-маркетинга.

Чем аккуратнее компания работает с контактами до отправки, тем меньше проблем приходится разбирать уже после запуска кампании.

Работа с email-базой

Продолжить по теме

Следующий материал помогает пройти весь путь от проверки адресов до подготовки базы к рассылке.

Следующий материал

Невалидный email: что это значит и почему такие адреса появляются в базе

Как очистить email-базу перед рассылкой и подготовить рабочую аудиторию.

Читать статью →Инструмент

Валидатор email QWERTYMAIL

Проверьте собственную email-базу перед рассылкой и отделите адреса, которые требуют внимания.

Проверить email-базу →