Как создать шаблон email-письма и использовать его повторно

Если компания регулярно отправляет email-рассылки, создавать каждое письмо с нуля необязательно.

Гораздо удобнее один раз подготовить хороший шаблон, сохранить в нём фирменный стиль и основные блоки, а перед каждой новой кампанией менять только содержимое.

Например, вместо процесса:

придумать структуру → собрать письмо → настроить кнопки → оформить footer → проверить отступы

можно работать так:

открыть шаблон → заменить текст и изображения → проверить → отправить.

Это ускоряет подготовку рассылок и помогает сохранять единый стиль.

Разберём, что такое шаблон email-письма, из каких блоков его лучше собрать и как использовать повторно без ощущения, что подписчикам каждый раз приходит одно и то же письмо.

Что такое шаблон email-письма

Шаблон email-письма — это заранее подготовленная структура рассылки.

В ней уже могут быть настроены:

• логотип;
• ширина письма;
• шрифтовая иерархия;
• цвета;
• кнопки;
• отступы;
• основные блоки;
• footer;
• служебные элементы.

Перед новой рассылкой пользователь меняет только то, что относится к конкретной кампании.

Например:

было

Летняя распродажа до 30%

стало

Новая осенняя коллекция

При этом общая структура письма остаётся той же.

Зачем использовать шаблоны

Главное преимущество — скорость.

Допустим, компания отправляет четыре рассылки в месяц.

Если каждое письмо создаётся заново, приходится каждый раз заново принимать десятки мелких решений:

• какой размер заголовка;
• какой цвет кнопки;
• где разместить логотип;
• какие отступы использовать;
• какой footer поставить;
• насколько широким должен быть баннер.

Шаблон убирает большую часть этой повторяющейся работы.

Команда концентрируется на содержании.

Шаблон помогает сохранить фирменный стиль

Без общей системы письма одной компании могут выглядеть совершенно по-разному.

Например:

Письмо №1
синяя кнопка, логотип слева, один шрифт.

Письмо №2
зелёная кнопка, логотип по центру, другая структура.

Письмо №3
вообще без логотипа и с третьим вариантом footer.

Само по себе разнообразие не всегда плохо.

Но если каждую неделю стиль полностью меняется, получателю сложнее визуально узнавать отправителя.

Хороший шаблон фиксирует базовые элементы бренда.

Что стоит сохранять в шаблоне

Лучше всего оставлять то, что обычно не меняется от кампании к кампании.

Например:

Логотип

Расположение и размер логотипа лучше сделать постоянными.

Цвета

Основной цвет бренда, фон, оформление кнопок.

Типографика

Размер заголовков, основного текста и подписей.

Кнопки

Высота, отступы, форма и стиль CTA.

Footer

Контакты, служебная информация, ссылка на отписку и другие постоянные элементы.

Базовая ширина письма

Это помогает сохранять одинаковую композицию во всех кампаниях.

Что не стоит жёстко фиксировать

Шаблон не должен превращаться в конструкцию, которую нельзя менять.

Не стоит намертво закреплять:

• количество товаров;
• длину заголовка;
• количество текстовых блоков;
• число кнопок;
• конкретный баннер;
• конкретное предложение.

Шаблон должен помогать, а не ограничивать.

Хороший вариант — иметь набор готовых секций, которые можно включать или убирать в зависимости от задачи.

Начните не с дизайна, а с типа письма

Перед созданием шаблона определите его назначение.

Например, компания может регулярно отправлять:

• акции;
• новости;
• товарные подборки;
• дайджесты;
• приглашения;
• обучающие материалы.

Один универсальный шаблон для всех сценариев возможен, но часто удобнее создать несколько основных типов.

Например:

Акция

Новости

Дайджест

Товары

Так каждый шаблон будет соответствовать своей задаче.

Шаг 1. Определите главную задачу письма

У шаблона должен быть понятный сценарий.

Например:

показать товары и привести пользователя в каталог.

Тогда основная структура может быть такой:

логотип

↓

баннер

↓

заголовок

↓

короткий текст

↓

товары

↓

CTA

↓

footer

А для экспертного дайджеста структура будет другой:

логотип

↓

вступление

↓

материал №1

↓

материал №2

↓

материал №3

↓

footer

Именно поэтому сначала нужно определить функцию шаблона.

Шаг 2. Создайте понятную структуру

Не пытайтесь включить в первый шаблон все возможные элементы email-маркетинга.

Начните с минимального набора.

Например:

1. Header.
2. Главный заголовок.
3. Основной визуал.
4. Текст.
5. CTA.
6. Дополнительный контент.
7. Footer.

Этого достаточно для огромного количества бизнес-рассылок.

Шаг 3. Сделайте header простым

В верхней части письма обычно достаточно:

• логотипа;
• иногда короткой навигации;
• при необходимости ссылки на сайт.

Не нужно превращать email-header в полноценное меню сайта.

Чем больше ссылок расположено в самом начале, тем сильнее они конкурируют с главным содержанием письма.

Шаг 4. Подготовьте место для главного заголовка

Заголовок должен объяснять основное предложение.

Например:

Новинки августа уже в каталоге

или:

5 способов автоматизировать работу с клиентами

Не стоит создавать шаблон, рассчитанный только на заголовки строго определённой длины.

Сегодня это четыре слова.

Через месяц — восемь.

Макет должен выдерживать оба варианта.

Шаг 5. Определите основной CTA

Если письмо создаётся ради конкретного действия, шаблон должен визуально выделять основную кнопку.

Например:

Посмотреть каталог

Получить предложение

Читать статью

Зарегистрироваться

Стиль такой кнопки лучше сделать постоянным.

Тогда подписчик быстрее понимает, какой элемент является основным действием.

Шаг 6. Подготовьте универсальные контентные блоки

Для регулярной работы удобно иметь несколько готовых секций.

Например:

Текстовый блок

Заголовок + абзац + кнопка.

Карточка товара

Изображение + название + цена + CTA.

Две колонки

Изображение + описание.

Подборка материалов

Название + краткое описание + ссылка.

Разделитель

Для визуального разграничения частей письма.

В конструкторе email-писем QWERTYMAIL такие элементы можно использовать как основу для сборки регулярных кампаний.

Шаг 7. Настройте footer один раз

Footer — один из самых подходящих элементов для повторного использования.

Там обычно находятся постоянные данные:

• информация об отправителе;
• контакты;
• сайт;
• служебные ссылки;
• возможность отказаться от рассылки.

Нет смысла каждый раз собирать этот блок заново.м

Подготовьте один корректный вариант и используйте его во всех подходящих письмах.

Шаг 8. Проверьте мобильную версию

Шаблон нельзя считать готовым, если он хорошо выглядит только на компьютере.

На смартфоне проверьте:

• размер текста;
• ширину изображений;
• кнопки;
• порядок блоков;
• колонки;
• footer.

Если в шаблоне есть две или три колонки, они должны нормально перестраиваться на узком экране.

Подробнее этот вопрос разобран в статье «Как сделать адаптивное email-письмо для мобильных устройств».

Шаг 9. Сделайте тестовую отправку

Предпросмотр полезен, но его недостаточно.

Перед сохранением основного шаблона отправьте его себе.

Посмотрите письмо хотя бы в нескольких почтовых клиентах.

Например:

• Gmail;
• Яндекс Почта;
• Mail.ru;
• Outlook.

Особенно внимательно проверьте:

• изображения;
• отступы;
• кнопки;
• ссылки;
• мобильное отображение.

Если основа проверена один раз качественно, дальнейшие рассылки требуют меньше работы.

Шаг 10. Сохраните шаблон как основу

После проверки не используйте его как одноразовое письмо.

Сохраните основу отдельно.

Главный принцип:

шаблон должен оставаться чистым.

Для каждой новой кампании лучше создавать его копию, а затем менять содержимое.

Так исходная версия не будет постепенно портиться от случайных изменений.

Что менять перед каждой рассылкой

Даже если используется готовый шаблон, нельзя просто открыть его и нажать «Отправить».

Перед каждой кампанией нужно проверить переменные элементы.

Например:

• тему;
• preheader;
• заголовок;
• изображения;
• основной текст;
• цены;
• даты;
• кнопки;
• ссылки;
• условия акции;
• аудиторию.

Особенно важно проверять ссылки.

Очень легко скопировать прошлую кампанию и забыть заменить URL старой кнопки.

Шаблон не означает одинаковое письмо

Распространённое опасение:

«Если всегда использовать один шаблон, письма станут скучными».

Это происходит только если шаблон слишком жёсткий.

Сравните:

Постоянные элементы

• логотип;
• цвета;
• кнопки;
• footer;
• общая типографика.

Переменные элементы

• изображения;
• содержание;
• заголовки;
• товары;
• порядок блоков;
• CTA;
• длина письма.

Даже при единой основе кампании могут выглядеть достаточно разнообразно.

Создавайте несколько шаблонов вместо одного огромного

Одна из ошибок — сделать универсальное письмо со всеми возможными блоками:

• баннер;
• шесть товаров;
• три статьи;
• отзывы;
• видео;
• акция;
• контакты;
• социальные сети;
• FAQ.

А потом перед каждой отправкой удалять половину.

Удобнее создать 3–5 компактных шаблонов под реальные сценарии.

Например:

Промо

Дайджест

Новинки

Информационное письмо

Welcome

Готовые варианты можно использовать со страницы шаблонов email-писем QWERTYMAIL.

Пример шаблона для интернет-магазина

Базовая структура может выглядеть так:

Логотип

↓

Заголовок

↓

Главное изображение

↓

Короткое описание

↓

3–6 товаров

↓

Кнопка «Смотреть каталог»

↓

Дополнительное предложение

↓

Footer

В следующей кампании меняются изображения и товары, но сама логика письма сохраняется.

Пример шаблона для B2B-компании

Здесь структура может быть проще:

Логотип

↓

Заголовок

↓

Короткое вступление

↓

Основной материал

↓

Преимущества / факты

↓

CTA

↓

Контакт менеджера

↓

Footer

Такой шаблон удобно использовать для:

• новых продуктов;
• приглашений;
• новостей;
• коммерческих предложений.

Пример шаблона дайджеста

Если компания регулярно публикует материалы:

Логотип

↓

Короткое вступление

↓

Статья №1

↓

Статья №2

↓

Статья №3

↓

CTA «Читать больше»

↓

Footer

В каждой новой рассылке меняются только материалы.

Пример шаблона акции

Для коротких промо-кампаний можно сделать ещё проще:

Логотип

↓

Главное предложение

↓

Изображение

↓

Размер скидки / условия

↓

CTA

↓

Срок действия

↓

Footer

Не каждое письмо должно быть длинным.

Как использовать один шаблон для разных кампаний

Допустим, у интернет-магазина есть шаблон товарной подборки.

Январь

Зимняя обувь

↓

5 товаров

↓

«Посмотреть коллекцию»

Март

Весенняя коллекция

↓

5 других товаров

↓

«Смотреть новинки»

Август

Подготовка к осени

↓

5 новых товаров

↓

«Перейти в каталог»

Макет практически тот же.

Но для подписчика это три разные кампании.

Нужно ли каждый раз менять баннер

Не обязательно.

Если у компании есть сильный фирменный визуал, часть элементов можно повторять.

Но главный hero-баннер обычно относится к конкретной кампании, поэтому его чаще меняют.

При этом размеры и расположение изображения можно оставить одинаковыми.

Так дизайн выглядит разнообразно, но верстка остаётся стабильной.

Нужно ли каждый раз менять цвет кнопок

Обычно нет.

Если фирменный CTA уже выбран, лучше сохранять его.

Постоянный цвет кнопки помогает формировать визуальную привычку.

Разнообразие лучше создавать через:

• изображения;
• содержание;
• композицию;
• тематику кампании.

А не через случайную смену всех элементов бренда.

Не превращайте шаблон в картинку

Иногда дизайнер создаёт всё письмо одним изображением и использует его как «шаблон».

Это неудобно.

Текст внутри изображения:

• хуже адаптируется;
• становится мелким на смартфоне;
• сложнее редактируется;
• зависит от загрузки картинки.

Гораздо практичнее использовать настоящие текстовые блоки и отдельные изображения.

Шаблон должен быть адаптивным изначально

Не стоит сначала создавать идеальную desktop-версию, а потом пытаться «как-нибудь уменьшить её для телефона».

Лучше сразу учитывать мобильный сценарий.

Особенно для:

• колонок;
• карточек;
• баннеров;
• кнопок;
• заголовков.

Хороший шаблон должен работать на разных экранах без полной переделки.

Что лучше: HTML-шаблон или конструктор

Если компании нужен нестандартный дизайн и есть разработчик, можно создать HTML-шаблон.

Для регулярных маркетинговых рассылок чаще удобнее визуальный конструктор.

В нём маркетолог может:

• взять готовую основу;
• изменить блоки;
• заменить изображения;
• отредактировать текст;
• отправить тест.

Подробно различия разобраны в статье «HTML-письмо или конструктор email-писем: что выбрать».

Когда шаблон стоит обновить

Шаблон не обязан использоваться пять лет без изменений.

Его стоит пересмотреть, если:

• изменился фирменный стиль;
• появились новые типы контента;
• поменялась структура сайта;
• старый макет плохо выглядит на мобильных;
• пользователи перестали взаимодействовать с отдельными блоками;
• письмо стало слишком сложным.

Полезно периодически смотреть на шаблон как на продукт.

Не просто:

«Он работает, значит ничего не трогаем».

А:

«Помогает ли эта структура решать текущую задачу?»

Не меняйте шаблон после каждой рассылки

Есть и обратная крайность.

После каждой кампании команда полностью переделывает основу.

Тогда смысл шаблона исчезает.

Лучше разделять:

ошибка или системное улучшение → меняем шаблон;

особенность одной кампании → меняем только конкретное письмо.

Например, если кнопка постоянно выглядит слишком маленькой на мобильном, стоит исправить сам шаблон.

Если в одном письме нужен дополнительный текстовый блок, не обязательно добавлять его во все будущие кампании.

Можно ли использовать шаблон для автоматических писем

Да.

Шаблон особенно полезен для постоянных сценариев:

• welcome;
• подтверждение регистрации;
• реактивация;
• письмо после определённого действия.

Такой email создаётся один раз и потом используется системой многократно.

При этом содержимое может персонализироваться или меняться в зависимости от сценария.

Для подобных процессов используются триггерные и автоматические рассылки QWERTYMAIL.

Шаблон и персонализация не противоречат друг другу

Шаблон определяет структуру.

А конкретное содержимое может меняться.

Например:

Здравствуйте, Анна!

или:

Здравствуйте, Алексей!

Структура письма остаётся одинаковой.

То же относится к:

• товарам;
• предложениям;
• сегментам;
• индивидуальным данным.

Поэтому шаблон — это не обязательно статичное письмо.

Ошибка: копировать старую рассылку бесконечно

Иногда вместо настоящего шаблона компания делает так:

берём последнее письмо → копируем → меняем содержимое → отправляем.

Через десять итераций внутри могут накопиться:

• случайные стили;
• старые ссылки;
• лишние блоки;
• неправильные отступы;
• остатки предыдущих кампаний.

Лучше иметь отдельный чистый мастер-шаблон.

И копировать именно его.

Ошибка: слишком много вариантов одного элемента

Например, в одном шаблоне пять видов кнопок:

• синяя;
• зелёная;
• красная;
• контурная;
• круглая.

И четыре типа заголовков.

Так шаблон не упрощает работу, а заставляет каждый раз выбирать.

Лучше ограничить количество вариантов.

Например:

основная кнопка

и

вторичная ссылка.

Этого часто достаточно.

Ошибка: забывать обновлять ссылки

Это одна из самых опасных ошибок повторного использования.

Внешне новое письмо полностью готово.

Но кнопка всё ещё ведёт на прошлую акцию.

Поэтому перед отправкой нужно отдельно проходить все кликабельные элементы.

Не полагаться на память.

Ошибка: забывать про тему и preheader

Они не являются частью визуального шаблона письма, поэтому их легко пропустить.

Например:

новая кампания уже посвящена августу,

а preheader остался:

«Майские предложения внутри».

При копировании рассылки тему и preheader нужно проверять отдельно.

Ошибка: хранить устаревший footer

Контакты компании могут измениться.

Сайт может переехать.

Может поменяться информация об отправителе.

Поэтому даже постоянные элементы стоит периодически проверять.

«Постоянный» не означает «никогда не обновляемый».

Как организовать библиотеку шаблонов

Не создавайте десятки файлов с названиями:

шаблон 1

шаблон новый

шаблон новый 2

финал

финал последний

Лучше использовать понятную систему.

Например:

Promo — основной

Digest — статьи

Products — каталог

Welcome — новый подписчик

B2B — информационное письмо

Сотруднику сразу понятно, какую основу использовать.

Сколько шаблонов нужно бизнесу

Нет универсального числа.

Небольшой компании может хватить трёх.

Интернет-магазину — пяти или семи.

Главный принцип:

отдельный шаблон нужен под регулярно повторяющийся сценарий.

Нет смысла создавать отдельную основу для кампании, которую компания отправляет один раз в жизни.

Чек-лист хорошего шаблона email-письма

Перед тем как сделать шаблон основным, проверьте:

1. Логотип расположен корректно.
2. Цвета соответствуют бренду.
3. Заголовки и текст имеют понятную иерархию.
4. Основной CTA хорошо заметен.
5. Изображения адаптируются.
6. Колонки нормально перестраиваются на мобильном.
7. Footer содержит актуальные данные.
8. Ссылки работают.
9. Служебные элементы присутствуют.
10. Письмо проверено тестовой отправкой.
11. Шаблон можно легко редактировать.
12. В нём нет контента от прошлой кампании.

Частые вопросы

Что такое шаблон email-письма?

Это заранее подготовленная структура письма с постоянным дизайном и основными блоками, которую можно использовать повторно в разных рассылках.

Нужно ли создавать каждое письмо с нуля?

Нет. Для регулярных кампаний удобнее использовать шаблоны и менять только контент.

Сколько шаблонов нужно создать?

Зависит от количества повторяющихся сценариев. Для начала часто достаточно нескольких: промо, дайджест, информационное письмо и товарная подборка.

Можно ли менять блоки в шаблоне?

Да. Шаблон должен быть достаточно гибким, чтобы добавлять и удалять секции под конкретную кампанию.

Нужно ли знать HTML?

Не обязательно. Шаблон можно собрать в визуальном редакторе.

Можно ли использовать готовый шаблон?

Да. Это позволяет ещё быстрее начать работу. В QWERTYMAIL есть раздел готовых шаблонов email-писем.

Где редактировать шаблон?

В конструкторе email-писем QWERTYMAIL.

Как создать шаблон email-письма в QWERTYMAIL

Практический процесс можно сделать очень простым:

выбрать готовый шаблон или начать с чистого письма

↓

собрать основные блоки

↓

настроить фирменные цвета и кнопки

↓

добавить footer

↓

проверить мобильную версию

↓

отправить тест

↓

сохранить основу

↓

использовать её для следующих кампаний

Для старта можно посмотреть шаблоны email-писем QWERTYMAIL, а затем адаптировать выбранную основу в конструкторе писем.

Главное правило:

не создавайте заново то, что уже хорошо работает.

Один качественный шаблон может использоваться десятки раз.

Меняются предложение, изображения и содержание.

А структура, фирменный стиль и базовые элементы остаются стабильными.

Именно это превращает подготовку email-рассылок из постоянной ручной верстки в повторяемый рабочий процесс.

Шаблоны email-писем

Продолжить по теме

Перейдите к следующему материалу или выберите готовую основу для своей рассылки.

Следующий материал

Структура email-письма: из каких блоков оно должно состоять

Разберите структуру email-письма: какие блоки нужны, как выстроить иерархию и сделать главное действие понятным.

Читать статью →Шаблоны

Шаблоны email-писем QWERTYMAIL

Выберите готовую основу письма и адаптируйте её под свою задачу и фирменный стиль.

Посмотреть шаблоны →