Что нужно подготовить перед запуском email-рассылки: чек-лист для бизнеса

Успешный запуск email-рассылки начинается задолго до нажатия кнопки «Отправить». Нужно проверить базу подписчиков, определить аудиторию, подготовить письмо, настроить отправителя, протестировать ссылки и убедиться, что после отправки получится оценить результат.

Часть ошибок почти незаметна на этапе подготовки, но становится критичной после массовой отправки: неправильная ссылка, устаревшая база, неверный сегмент или письмо, которое плохо отображается на смартфоне.

Ниже — практический чек-лист, по которому можно проверить кампанию перед запуском.Содержание

• 1. Определите цель рассылки
• 2. Подготовьте базу подписчиков
• 3. Проверьте email-адреса
• 4. Выберите сегмент получателей
• 5. Подготовьте отправителя
• 6. Подготовьте содержание письма
• 7. Проверьте дизайн и мобильную версию
• 8. Проверьте ссылки и кнопки
• 9. Отправьте тестовое письмо
• 10. Проверьте настройки кампании
• 11. Подготовьте аналитику
• 12. Что проверить после отправки
• Краткий чек-лист перед запуском
• Частые ошибки
• Когда лучше передать запуск специалистам
• Частые вопросы

1. Определите цель email-рассылки

Перед подготовкой письма сформулируйте, зачем вы его отправляете.

Цель должна быть конкретной. Например:

• сообщить об акции;
• привести подписчиков на страницу нового продукта;
• получить регистрации на мероприятие;
• вернуть клиентов к повторной покупке;
• познакомить новых подписчиков с компанией;
• собрать обратную связь;
• реактивировать часть базы.

Понятная цель помогает определить содержание письма, сегмент аудитории и главный призыв к действию.

Одна рассылка — одна основная задача

Если письмо одновременно пытается продать несколько несвязанных продуктов, пригласить на мероприятие и рассказать новости компании, получателю сложнее понять, какое действие от него ожидается.

Для большинства кампаний лучше выбрать одно главное действие и выстроить письмо вокруг него.

2. Подготовьте базу подписчиков

Следующий этап — понять, кому будет отправлено письмо.

Проверьте:

• откуда получены адреса;
• когда база использовалась последний раз;
• есть ли в ней дубликаты;
• есть ли явно некорректные адреса;
• какие дополнительные данные известны о подписчиках;
• всем ли контактам действительно должно уйти это письмо.

Для массовой рассылки следует использовать собственную базу получателей, для которой у компании есть необходимые основания для коммуникации.

Не загружайте старую базу и сразу не отправляйте по ней

Если список не использовался длительное время, часть адресов могла перестать существовать или стать неактуальной.

Чем старше база, тем внимательнее стоит относиться к её подготовке.

3. Проверьте email-адреса перед отправкой

Отправка на большое количество некорректных адресов не приносит результата и увеличивает число ошибок доставки.

Особенно полезна предварительная проверка, если:

• база собиралась несколько лет;
• по ней давно не проводились рассылки;
• контакты импортированы из разных систем;
• адреса вводились пользователями вручную;
• база объединялась из нескольких источников.

Для технической проверки можно использовать валидатор email-адресов QWERTYMAIL.

Валидация и согласие — разные вещи

Технически существующий email-адрес сам по себе не означает, что получателю можно отправлять маркетинговые сообщения.

Валидация отвечает за качество адреса, а основания для коммуникации — отдельный вопрос.

4. Выберите сегмент получателей

Не каждая рассылка должна уходить всей базе.

Например, предложение существующим клиентам может быть неактуально для людей, которые только зарегистрировались.

Сегментировать аудиторию можно по:

• истории покупок;
• интересам;
• географии;
• дате регистрации;
• активности;
• категории клиента;
• источнику подписки;
• реакции на прошлые рассылки.

Даже простое разделение базы на несколько крупных групп часто полезнее, чем отправка одинакового сообщения всем получателям.

5. Подготовьте отправителя и домен

Перед массовой отправкой проверьте, от чьего имени будет приходить письмо.

Получатель видит как минимум:

• имя отправителя;
• email-адрес отправителя;
• тему письма.

Имя должно помогать человеку быстро понять, кто ему пишет.

Используйте корпоративный домен

Для регулярных бизнес-рассылок лучше использовать адрес на домене компании, а не обычный бесплатный почтовый ящик.

Также до крупных отправок стоит убедиться, что технические настройки домена завершены.

К ним относятся механизмы аутентификации отправителя, например SPF, DKIM и DMARC.

6. Подготовьте содержание письма

Проверьте не только текст, но и логику письма целиком.

Тема письма

Она должна соответствовать содержанию и давать получателю понятную причину открыть сообщение.

Избегайте ситуации, когда тема обещает одно, а письмо посвящено совсем другому.

Первый экран

Самая важная информация не должна быть спрятана в самом конце длинного письма.

Получателю желательно быстро понять:

• кто пишет;
• почему ему пришло письмо;
• что предлагается;
• почему это может быть полезно;
• что нужно сделать дальше.

Призыв к действию

Если цель кампании — переход на сайт, кнопка или ссылка должна быть заметной и понятной.

Например:

• Посмотреть предложение;
• Зарегистрироваться;
• Перейти в каталог;
• Узнать подробности;
• Выбрать тариф.

Название кнопки лучше связывать с реальным действием после клика.

7. Проверьте дизайн и мобильную версию

Email-письма читают на разных устройствах и в разных почтовых клиентах.

Перед отправкой проверьте:

• достаточно ли крупный текст;
• не выходят ли изображения за ширину;
• удобно ли нажимать на кнопки;
• не слишком ли длинные абзацы;
• правильно ли выстроена визуальная иерархия;
• понятно ли выглядит письмо без части изображений.

Для создания адаптивного письма без ручной HTML-вёрстки можно использовать конструктор email-писем QWERTYMAIL.

Не превращайте письмо в одно большое изображение

Текст внутри картинки хуже адаптируется, может быть недоступен при отключённых изображениях и не позволяет нормально взаимодействовать с отдельными элементами.

Лучше использовать обычный текст, HTML-блоки и изображения как отдельные элементы письма.

8. Проверьте все ссылки и кнопки

Ошибка в ссылке — одна из самых неприятных проблем массовой кампании, потому что после отправки исправить уже доставленное письмо нельзя.

Перед запуском нажмите на каждую ссылку.

Проверьте:

• ведёт ли кнопка на нужную страницу;
• открывается ли страница без ошибки;
• не ведёт ли ссылка на тестовый домен;
• правильно ли работают ссылки в изображениях;
• не остались ли ссылки от старого шаблона;
• корректно ли работают UTM-метки, если они используются.

Особенно внимательно проверяйте скопированные шаблоны

При создании нового письма на основе предыдущей кампании легко оставить старую кнопку, ссылку или изображение.

9. Отправьте тестовое письмо

Не оценивайте готовность кампании только по предпросмотру в редакторе.

Отправьте письмо на несколько реальных почтовых адресов.

Желательно проверить его:

• на компьютере;
• на смартфоне;
• минимум в нескольких почтовых интерфейсах;
• со включёнными изображениями;
• по возможности без автоматически загруженных изображений.

Во время теста также полезно перейти по всем основным кнопкам.

10. Проверьте настройки кампании

Даже идеально подготовленное письмо может уйти не той аудитории из-за ошибки в настройках.

Перед финальным подтверждением проверьте:

• список получателей;
• выбранный сегмент;
• количество адресов;
• имя отправителя;
• email отправителя;
• тему;
• дату отправки;
• время;
• часовой пояс;
• письмо, выбранное для кампании.

Посмотрите на количество получателей

Если вы ожидали отправить письмо 5 000 клиентам, а сервис показывает 50 000 адресов, это повод ещё раз проверить сегмент до запуска.

11. Подготовьте аналитику заранее

Оценивать эффективность рассылки лучше не только по тому, сколько писем было отправлено.

До запуска определите, какие показатели вам важны.

Например:

• доставки;
• открытия;
• переходы;
• конверсии на сайте;
• заказы;
• регистрации;
• отписки;
• ошибки доставки.

Свяжите письмо с аналитикой сайта

Если конечное действие происходит не в письме, а на сайте, полезно заранее продумать отслеживание переходов.

Так можно понять не только сколько людей нажали кнопку, но и что они сделали после перехода.

12. Что проверить после отправки

После запуска не закрывайте кампанию сразу.

В первые часы и после завершения основной активности аудитории проверьте статистику.

Обратите внимание на:

• долю доставленных сообщений;
• ошибки доставки;
• открытия;
• клики;
• самые популярные ссылки;
• отписки;
• результат целевого действия.

Эти данные пригодятся для следующей кампании.

Краткий чек-лист перед email-рассылкой

Перед нажатием кнопки отправки пройдитесь по списку ещё раз.

Проверка	Готово
Определена одна основная цель рассылки	Да / Нет
Используется нужная база получателей	Да / Нет
Старые и проблемные адреса проверены	Да / Нет
Выбран правильный сегмент	Да / Нет
Отправитель и домен настроены	Да / Нет
Проверена тема письма	Да / Нет
Проверен текст	Да / Нет
Письмо нормально выглядит на смартфоне	Да / Нет
Все кнопки и ссылки работают	Да / Нет
Отправлено тестовое письмо	Да / Нет
Проверено количество получателей	Да / Нет
Проверены дата и время отправки	Да / Нет
Подготовлено отслеживание результата	Да / Нет

Частые ошибки перед запуском email-рассылки

Отправить письмо всей базе вместо сегмента

Одна ошибка в выборе списка может превратить целевую кампанию в нерелевантную массовую отправку.

Не проверить старую базу

Особенно рискованно использовать без подготовки адреса, которые несколько лет не участвовали в рассылках.

Забыть заменить ссылку

Часто происходит при копировании старой кампании или шаблона.

Не отправить тест

Предпросмотр редактора не заменяет проверку реального письма.

Забыть мобильную версию

Даже хорошая desktop-версия может оказаться неудобной на небольшом экране.

Не определить цель

Если заранее не понятно, какое действие считается успехом, после отправки трудно оценить результат.

Отправить слишком сложную первую кампанию

Если email-маркетинг только запускается, обычно лучше начать с понятного сценария, получить данные и постепенно добавлять сегментацию и автоматизацию.

Когда подготовку рассылки лучше передать специалистам

Простую кампанию с готовой базой и письмом можно запустить самостоятельно.

Помощь специалистов особенно полезна, если одновременно нужно:

• подготовить базу;
• разработать структуру кампании;
• написать текст;
• создать дизайн;
• сверстать письмо;
• настроить сегментацию;
• проверить техническую часть;
• настроить и запустить кампанию.

Можно передать как весь процесс, так и отдельные этапы.

Актуальный перечень работ собран на странице услуг QWERTYMAIL по email-маркетингу.

Если вы запускаете первую рассылку

Для первого проекта полезно идти последовательно:

1. Подготовить базу.
2. Создать письмо.
3. Проверить отправителя.
4. Сделать тест.
5. Запустить кампанию.
6. Собрать статистику.
7. Только затем усложнять систему.

Полный процесс от выбора цели до автоматизации разобран в статье «Как запустить email-маркетинг с нуля: пошаговый план для бизнеса».

Сколько стоит профессиональная подготовка рассылки

Стоимость зависит от того, какие этапы уже выполнены внутри компании.

Например, можно отдельно заказать текст, дизайн, вёрстку, сегментацию или только настройку и запуск.

Разбор стоимости и несколько типовых расчётов есть в материале «Сколько стоит настройка email-рассылки для бизнеса».

Частые вопросы

Что обязательно проверить перед email-рассылкой?

Минимум — базу получателей, выбранный сегмент, отправителя, тему письма, текст, ссылки, мобильную версию и настройки времени отправки. Перед массовым запуском также стоит отправить тестовое письмо.

Нужно ли проверять email-базу каждый раз?

Не обязательно проводить полную валидацию перед каждой кампанией. Но проверка особенно полезна для старых баз, долго не использовавшихся контактов и списков, собранных из нескольких источников.

Можно ли отправлять письмо сразу всей базе?

Технически это возможно, но не всегда оправдано. Если предложение относится только к части аудитории, лучше сформировать соответствующий сегмент.

Нужно ли проверять письмо на телефоне?

Да. Значительная часть получателей работает с почтой на мобильных устройствах, поэтому письмо должно оставаться удобным на небольшом экране.

Зачем отправлять тестовое письмо?

Тест помогает обнаружить ошибки, которые сложно заметить в редакторе: неправильные ссылки, особенности отображения, проблемы с изображениями или персонализацией.

Что делать после отправки?

Проверьте доставки, открытия, переходы, ошибки, отписки и целевые действия. Используйте эти данные при подготовке следующей кампании.

Можно ли заказать только проверку и запуск готового письма?

Да. Если база и контент уже подготовлены, необязательно заказывать полный цикл создания кампании. Отдельные услуги можно выбрать в зависимости от задачи.

Готовы запускать рассылку?

Если база и письмо уже подготовлены, массовую кампанию можно запустить самостоятельно через QWERTYMAIL.

Если нужна помощь с текстом, дизайном, вёрсткой, сегментацией, настройкой или запуском, посмотрите услуги QWERTYMAIL по email-маркетингу.